Selasa, 01 Mei 2012

Makalah Mail Merge

           Segala puji bagi Allah SWT Tuhan yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan makalah ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan Dia mungkin penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu Pengetahuan tentang Mail Merge pada Microsoft Office Word yang saya sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Makalah ini di susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah SWT akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Makalah ini memuat tentang “Fungsi Mail Merge, Keuntungan Mail Merge, serta Cara Menggunakan Mail Merge” yang sangat berguna untuk pengetahuan dalam bidang komputer, khususnya pada penggunaan Microsoft Word. Walaupun makalah ini mungkin kurang sempurna tapi juga memiliki detail yang cukup jelas bagi pembaca.
Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada Dosen Paket Program Aplikasi sang Penyusun yaitu Ibu Liliana Swastina, S.Kom yang telah membimbing penyusun agar dapat mengerti tentang bagaimana cara saya menyusun karya tulis ilmiah ini.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Selanjutnya penulis berharap makalah yang sederhana ini bermanfaat. Penyusun mohon untuk saran dan kritiknya.
Terima kasih.

 
                                                                  Banjarmasin, November 2011
                                                                           Penyusun



                                                                           Imdadillah Rif’ani




DAFTAR ISI






BAB 1

PENGERTIAN MAIL MERGE

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters).

 

MEMBUAT MAIL MERGE DENGAN MS.WORD 2007

 Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yg berbeda anda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undangan, Microsoft Office Word 2007 telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. Anda cuma perlu membuat dokumen sekali yang kemudian Anda gunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu Mailings à Start Mail Merge à Step by Step Mail Merge.

Kemudian akan tampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yang akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yang berada di pojok kanan.

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document
klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.


 Untuk memilih penerima surat Microsoft Office Word 2007 menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

 Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK

Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

BAB 2

MAIL MERGE DENGAN M.S.WORD 2003

Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu:
  1. Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan
  2. Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen point b. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel.
Walaupun data yang akan dimasukkan (no. b) bisa dibuat belakangan, namun saya menganjurkan data ini dibuat terlebih dahulu. Saya contohkan seperti gambar di bawah ini dalam MS Excel 2003.
Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Template untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya contohkan seperti di bawah ini di MS Word 2003.
Tujuan kita nantinya adalah memasukkan data-data Nomor, Nama, Jabatan, dan Alamat dari Data Source ke dalam Document Template, sehingga kita tidak perlu memasukkan data-data tersebut satu persatu.
Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah berikut dari MS Word 2003.
  1. Pilih menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge.
  2. Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen. Di sini Anda bisa menggunakan "Letters". Klik "Next: Starting document".
  1. Pada Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini, yang berupa undangan sunatan. Klik "Next: Select recipients".
  1. Di Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah "Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.
  1. Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan "First row of data contains column header" dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.
  1. Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud dengan baris di sini misalnya: 1, Andi, Tukang Beling, Jl. Kaca. Sedangkan kolom adalah No., Nama, Jabatan, Alamat. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6. Untuk penempatan Nama, Jabatan, dll akan dibahas selanjutnya. Klik OK jika sudah.
  1. Masih di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik "Select a different list", atau klik "Edit recipient list" untuk memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik "Next: Write your letter".
  1. Di Step 4 of 6, klik "More items". Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom adalah "More items".
  1. Akan keluar kotak dialog "Insert Merge Field". Pastikan "Database Fields" yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol "Insert". Masukkanlah field-field yang Anda inginkan. 
  1. Jika Anda belum meletakkan kursor di posisi yang benar, tekan tombol "Cancel" dahulu, tentukan lokasinya, klik "More items" lagi, dan masukkan field yang diinginkan. Setelah selesai, klik "Next: Preview your letters".
  1. Perhatikan pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa menggunakan tombol << dan >> untuk berpindah dari satu data ke data yang lain. Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik "Next" Complete the merge".
Di Step 6 of 6 Anda bisa memilih langsung mencetak data yang ada (Print) atau mengubah dokumen-dokumen tersebut secara sendiri-sendiri (Edit Individual Letters). 

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

 Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.


Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

 Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.


Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.

KESIMPULAN

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Pertama yang harus kita lakukan adalah membuat surat atau dokumen utama terlebih dahulu, kemudian  untuk memulai membuat Mail Marge buka menu Tools >> Leters and Mailings, setelah itu muncul Mail Merge disebelah kanan layar, langkah selanjutnya adalah :
  • Pilih Leters pada pilihan type document
  • Lalu klik Step yang ada di bagian bawah : Starting Document
  • Pilih Use The Current Document
  • Lalu klik Next Step yaitu : Select Recipients
  • Pada Step selanjutnya kita di perintah untuk memasukkan datanya dalam bentuk tabel yang terdiri dari nama yang dituju dan alamat surat dll, sebagai contoh: hal itu dilakukan dengan menekan  Browse. Catatan : data dapat berbentuk Excel, word ataupun access.
  • Setelah database masuk kita pilih kembali pada Step Write to  Letter
  • Selanjutnya pilih More Item akan muncul jendela berisi judul dari File data tersebut
  • Pilihlah sesuai dengan apa yang ingin kita butuhkan, contoh : kita akan mengisikan alamat surat, kita pilih di kotak tersebut alamat surat dan lalu tekan OK
  • Hasil pada surat atau dokumen akan terlihat << alamat surat >> lalu Next Preview your Letter pada Step akan tampak data-datanya
  • Untuk berpindah ke data selanjutnya cukup menekan pada daerah Preview Your Letter dengan tombol panah kanan dan kiri
  • Untuk recipient itu menunjukkan posisi record yang sedang di baca
  • Untuk mengakhiri tekan Step Complete


Bibliography

 BIBLIOGRAPHY http://barberatwo.blogspot.com. (2008, November 20). http://barberatwo.blogspot.com/2008/11/mail-merge.html. Dipetik November 10, 2011, dari http://barberatwo.blogspot.com: http://barberatwo.blogspot.com/2008/11/mail-merge.html
http://belajar-komputer-mu.com. (2010, Februari 20). http://belajar-komputer-mu.com/cara-menggunakan-mail-merge-pada-microsoft-word/. Dipetik November 10, 2011, dari http://belajar-komputer-mu.com: http://belajar-komputer-mu.com
http://coklatkacang.ngeblogs.com. (2009, Desember 24). http://coklatkacang.ngeblogs.com/2009/12/24/pengertian-mail-merge-dan-langkah-langkahnya/. Dipetik November 10, 2011, dari http://coklatkacang.ngeblogs.com: http://coklatkacang.ngeblogs.com
http://dianacieu.blogspot.com. (2009, Februari 12). http://dianacieu.blogspot.com. Dipetik November 10, 2011, dari http://dianacieu.blogspot.com/2009/02/pengertian-mail-marge.html: http://dianacieu.blogspot.com/2009/02/pengertian-mail-marge.html
http://endangar.wordpress.com/2009/05/16/mail-merge-pada-ms-word-2003/. (2009, Mei 16). http://endangar.wordpress.com/2009/05/16/mail-merge-pada-ms-word-2003/. Dipetik November 10, 2011, dari http://endangar.wordpress.com: http://endangar.wordpress.com/2009/05/16/mail-merge-pada-ms-word-2003/


4 komentar: